Акт - это документ, составленный для установления или подтверждения различных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их назначением и содержанием, которые также определяют индивидуальную структуру текста акта (сдачи-приемки, приема-передачи, обследования, инвентаризации и т.д.).
Акты составляются только коллегиально, часто специально созданными комиссиями.
Оформляются акты на общем бланке организации или на специальном бланке с унифицированным текстом.
Реквизиты акта:
Наименование организации
Наименование вида документа
Дата (период работы комиссии)
Регистрационный номер
Место составления
Заголовок к тексту
Текст документа
Приложения (если есть)
Подписи
Гриф утверждения
Структура текста акта:
Вводная часть (содержит указание на распорядительный документ, указываются председатель и члены комиссии);
Основная часть (сроки и характер проделанной работы, установленные факты и предложения);
Перечисление составленных экземпляров и их местонахождение.
В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:
Приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);
Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);
Испытаний (образцов, систем, технологий);
Приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
Приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);
Ревизии, инвентаризации;
Расследования аварий, несчастных случаев;
Ликвидации организации и т.д.
Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.
Общие правила составления актов
При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.- Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта - определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.
Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.
Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей , или формулируется с помощью предлога «о»
Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия, в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Заголовком акта является или краткое содержание актируемого события или же его название, Датой акта является дата проведения актируемого события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть акта включает в себя постоянную и переменную информацию
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-97 и изменениями от 21.01.2000 г. Госстандарта Р № 9-ст.
1. Акт оформляется на общем бланке
2. Гриф утверждения
3. Наименование вида документа
4. Дата составления документа
5. Место составления документа
6. Заголовок к тексту
8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)
9. Подписи членов комиссии, составившей акт
10. Фамилия исполнителя и номер его телефона
Акт — это документ, который подтверждает какой-то установленный факт, произошедшее событие или имеющее место действие. Составляют его несколько лиц.
По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
— акты приема- передачи (работ, объектов, материальных ценностей, документов, дел);
— осмотра (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— ревизии, инвентаризации;
— расследования аварий, несчастных случаев;
— нарушений (дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка);
— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
— ликвидации организаций и др.
Перечислить все виды актов невозможно, их очень много. Практически в любой ситуации можно составить акт и, если он будет правильно составлен и оформлен, то это будет полноценный документ.
Как правильно составить акт?
Хотя видов актов может быть великое множество, тем не менее, независимо от вида акта существуют единые правила, которые необходимо знать и соблюдать, чтобы любой акт составить правильно.
- Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более).
- Акт состоит из:
— вводной части, где указывается название документа (например, АКТ приема -передачи…), дата и место составления акта, регистрационный номер акта, а при необходимости- гриф утверждения акта руководителем организации;
— констатирующей части акта, которая включает в себя: сам текст, перечень приложений (если есть), указания количества экземпляров, подписи всех составителей акта, подпись представителя организации или лица, в отношении которого составлен акт (при отказе подписать акт, об этом делается специальная отметка). - Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта проводились какие-то работы
(инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период. - Текст акта пишется от лица составляющего. Сначала составляющий называет свою фамилию, имя, должность, всех присутствующих (причем, фамилии подписавших акт выстраивают в алфавитном порядке), а затем описывает произошедшие события. В тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения подписавших акт.
- Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты.
- Количество экземпляров акта должно быть столько, сколько заинтересованных сторон. Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста.
- Если к акту есть приложения, то отметка об этом делается перед подписями составителей акта.
- Акт должны подписать все принимавшие участие в его составлении. Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт, но с пометкой о том, что есть замечания, а сами замечания изложить в произвольной форме на отдельном листе и приложить к акту.
- С актом нужно ознакомить под роспись всех, чьи интересы он затрагивает. Ниже подписей составителей акта проставляется отметка «С актом ознакомлены:»
Если акт требуется утвердить руководителю, то гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта.
Акт — документ, составленный несколькими лицами (не менее двух), подтверждающий установленные события и факты. Обычно создают специальную комиссию для составления акта, в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия.
Главной задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению. Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. В других случаях акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.
Акты составляются при ревизии предприятия или отдельных должностных лиц, при недостачи, обнаружении дефектов, при приемке-передаче дел, при проведении испытаний новых изделий и образцов, при приемке законченных объектов, при обследовании, сдаче документов на уничтожение, на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, оборудования, инструментов, при несчастных случаях и т.д. Коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза или иных нарушений правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями двух сторон.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указывают основания его составления (распоряжение руководства, нормативный документ или какие-то факты, события и т.д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном порядке) и инициалы).
Схема вводной части акта:
Основание:
Составлен комиссией в составе:
Председатель:
Члены комиссии:
Присутствовали:
Констатирующая часть содержит установленные факты и описание проделанной работы, т. е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т.д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдельную — заключительную - часть. Констатирующая может быть разделена на пункты или представлена в форме таблицы.
После текста и отметки о наличии приложений указывают, если это необходимо, сведения о количестве (в зависимости от числа заинтересованных лиц) и местонахождении копируемых экземпляров.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Любое производственное событие, факт или действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – соблюдение порядка составления акта и его последующее правильное оформление.
Из этой статьи вы узнаете:
- что такое акт;
- каков порядок составления актов;
- как правильно составить акт;
- какие формы составления актов существуют.
Что такое акт
Актом называется документ, подтверждающий установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место быть в настоящем. Он составляется несколькими лицами.
Акты делятся на несколько видов в соответствии со своим содержанием и назначением:
- Акты приема-передачи (приниматься и передаваться могут выполненные работы, объекты, материальные ценности, дела и документы);
- Акты осмотра (осмотр производится в целях проверки соблюдения техники безопасности, противопожарной безопасности, состояний условий труда, результатов деятельности);
- Акты испытаний (подвергаться испытанию могут образцы, системы, технологии);
- Акты ревизий и инвентаризаций;
- Акты расследовании аварий и несчастных случаев;
- Акты об отказе от подписи (например, подписи, подтверждающей ознакомление с приказом);
- Акты о ликвидации предприятия.
Невозможно дать весь перечень возможных актов. Фактически, любое производственное событие, факт или иное действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – это соблюдение порядка его составления и последующее правильное оформление.
Порядок составления актов
Основное назначение акта – фиксация деятельности комиссии. Комиссия может быть постоянно действующей, а может быть создана на некоторое время. Перечислим основные события, при которых создаются комиссии, деятельность которых оформляется данным документом. Это может быть ревизия, обследование, инвентаризация, передача товарно-материальных ценностей, передача дел, проведение испытаний, сдача в эксплуатацию готовых объектов и многие другие производственные события.
Читайте также:
- Акт пропажи документации: основной алгоритм действий при потере документов
- Переход к электронным документам: нормативные и правовые акты последнего времени
Правила составления акта
Несмотря на огромное разнообразие возможных актов, существует ряд единых стандартных правил, знание и соблюдение которых является главным условием грамотного составления документа:
- Любой акт, независимо от его цели и назначения, должен быть подписан несколькими лицами (как минимум, двумя);
- Стандартный акт по своей структуре должен содержать:
- титульную часть, содержащую его название (акт осмотра, испытаний и т.д.), дату и место составления, его регистрационный номер, в отдельных случаях – гриф, свидетельствующий об утверждении руководителем предприятия;
- констатирующую часть, содержащую непосредственно текст самого документа, при наличии – перечень приложений, количество экземпляров, а также подписи всех лиц, участвующих в событии, послужившего поводом для составления акта, включая подпись руководителя организации, которая стала объектом проведенных мероприятий.
- Обратите внимание, что датой акта считается не время проведения работ комиссией, а непосредственно дата его составления. Время работы комиссии указывается отдельно в констатирующей части текста.
- Акт составляется одним человеком. От его лица и пишется текст. В начале составляющий документа указывает свою фамилию, затем в алфавитном порядке - фамилии, инициалы и должности всех участников мероприятия, послужившего поводом к его составлению. Далее в тексте идет хронологическое изложение событий. Как правило, в акте излагаются только факты, иллюстрирующие развитие ситуации. Иногда в конце даются выводы и предложения лиц, подписывающих документ.
- Одна из возможных форм изложения событий – в виде таблице. Это могут быть также абзацы и пункты.
- Количество заинтересованных сторон определят количество экземпляров акта.
- Если требуют обстоятельства, то после основного текста указывается место хранения каждого экземпляра.
- Перед подписями лиц, участвующих в составлении акта, дается отметка о наличии приложений, если таковые имеются.
- Все лица, принимавшие участие в составлении документа, должны подписать документ, даже если они не согласны с его содержанием. Об их несогласии делается специальная пометка, что у данных лиц есть замечания, а сами замечания должны быть изложены на отдельном листе в произвольной форме.
- Все, чьи интересы затрагивает акт, должны быть ознакомлены с ним под роспись. После подписей лиц, участвовавших в составлении текста, делается отметка "С актом ознакомлены:" и дается перечень заинтересованных лиц и их росписи.
- В случае, если необходимо утверждение акта руководителем предприятия, гриф об утверждении должен быть проставлен в правом верхнем углу на первом листе акта.
Название организации, название структурного подразделения, название акта, основание издания, дата, индекс, место составления и заголовок к тексту, т.е. его реквизиты, размещаются в титульной части.
Бывают ситуации, когда акт является внешним документом и предназначается для передачи в сторонние организации. В этих случаях реквизиты дополняются юридическим адресом организации, которая выступала автором акта.
Дата и место события, которое фиксируется актом, должны быть идентичны дате и месту его составления.
Заголовок и текст акта содержат его основное содержание.
Поскольку название вида документа не меняется – «акт», меняется только вторая часть названия. Формально она может быть двух видов:
- Родительный падеж формы деятельности комиссии: «акт ревизии», «акт проверки», «акт испытаний» и т.д.
- Отглагольное существительное от вида деятельности комиссии: «акт о приеме-передаче», «акт о списании», «акт о ликвидации» и т.д.
Структура акта
Структура самого акта состоит из трех частей: преамбула (введение), констатирующая часть, резюме (выводы).
Преамбула
Преамбула содержит информацию о целях и задачах работы комиссии, а также о сроках этой работы. Далее преамбула дает сведения об основаниях для инициирования работы комиссии. Как правило, это документ, имеющий название, автора, дату и номер. Например, приказ руководителя, договор, решение, заключение и т.д. Следующий компонент преамбулы - информация о председателе комиссии, его фамилия, инициалы и должность. Следом идут фамилии, инициалы и должности всех членов комиссии. Если в работе комиссии принимали участие сотрудники других организаций, то в этом списке должны быть указаны и они. Кроме фамилии и должности, для этих сотрудников необходимо указать название организации, которую они представляют.
Констатирующая часть
Констатирующая часть раскрывает суть фактов, которые были установлены, дает перечень методов, использованных при проверке, а также содержит выводы, замечания и предложения членов комиссии, участвовавших в событии, послуживших основанием для составления акта. Констатирующая часть может состоят из нескольких абзацев, пунктов, либо быть оформлена в виде таблицы.
Резюмирующая часть
В резюмирующей, заключительной части даются подписи председателя и всех членов комиссии. Порядок следования подписей соответствует порядку перечисления членов комиссии в преамбуле. Должности членов комиссии в этой части не указываются. Как уже отмечалось выше, если один или несколько членов комиссии окажутся не согласны с заключениями акта, рядом с его подписью делается пометка "Особое мнение члена комиссии А.Е. Яковлева дано в приложении". Данное особое мнение оформляется в виде приложения.
Заключительная часть
В заключительной части также дается информация о том, сколько экземпляров данного документа существует и где находится каждый из них. Как правило, количество экземпляров определяется количеством заинтересованных сторон.
Утверждение актов
Существует ряд актов, которые обретают юридическую силу в момент их утверждения. Например, акт о списании товаров с истекшим сроком годности должен быть утвержден руководителем организации. Другие акты (прежде всего, акты, связанные с финансами и материально-технической базой) вступают силу только после того, как гриф утверждения будет заверен печатью.
Важный момент: все лица, чья деятельность отражена в акте, должны в обязательном порядке ознакомлены с ним и расписаться в этом.
Хранятся акты чаще всего вместе с делами по соответствующим направлениям деятельности предприятия и в тех структурных подразделениях, куда были направлены их копии.
Пример составления акта
Акт -- справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др 6 .
Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:
постоянные реквизиты «единого бланка»:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (АКТ);
переменные реквизиты «единого» бланка:
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20) 7 ;
подписи членов комиссии (21);
гриф утверждения (15) 8 .
Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:
Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.
В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:
Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов»
При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:
Составлен комиссией:
Председатель - должность Фамилия И.О.
Члены комиссии:
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:
Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.
Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например:
Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.
Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:
Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:
Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).
