Регламент работы архива организации образец. Архивное делопроизводство и номенклатура. Положение об экспертной комиссии

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

После Кадрового клуба, который прошел в газете «Работай!» в минувший четверг, участникам стало ясно, кадровик или архивариус предприятия - это великий человек. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно.

Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области.

Настольные документы архивариуса

1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле». Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению.

2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г.

3. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

4. Для тех организаций, у которых существует научно-техническая документация, - «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Инструкция по работе с документами

Для эффективной работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. К сожалению, не в каждой организации они есть. В ней должны быть установлены правила работы со всеми документами предприятия - правила оформления, единообразие. Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя. В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива. Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив. И только потом архивариус делает сводную работу. Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

  • документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
  • документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • документы постоянного (вечного) хранения.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Номенклатура

Должна быть в каждой организации. Этот документ позволяет вам учитывать заведенные дела, составлять описи и уничтожать документы с кратковременным сроком хранения, которые в описи не входят. В нее должны включаться все документы, которые заводятся в организации. Общие требования к составлению прописаны в правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций, а также в типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов. Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Номенклатура составляется на основе штатного расписания и структуры организации. Очередность заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать структуре организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

С архивным учреждением утверждается не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Подробнее о том, что такое номенклатура и как ее вести, можно изучить в основных правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций.

Сохранность архивов

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Не допускается хранить архивные документы в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях. А также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и т.д.

В случаях невозможности организации выделить помещение под архив желательно, чтобы хранящиеся документы находились в горизонтальном положении, в коробках, в железных шкафах. И доступ к ним был ограничен. Важно стараться сохранять световой и температурный режим. Темнота для документов в самый раз.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Виды и функции архивов. Ведомственный архив как часть государственного Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика разделов ведомственного архива, источники его комплектования. Создание объединенных ведомственных архивов, правила их работы.

    реферат , добавлен 19.01.2012

    Нормативно-правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства. Порядок проведения экспертизы и основные критерии ценности документов. Последовательность их отбора и хранения. Комплектование государственных, муниципальных, ведомственных архивов.

    реферат , добавлен 28.11.2014

    Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.

    курсовая работа , добавлен 19.07.2008

    Средства импорта и экспорта информации через, файлы формата DBF и XML в системе "1С: Предприятие". Назначение документов в программе и виды их конфигурирования. Обзор работы с документам в программе: создание, копирование, редактирование и сохранение.

    контрольная работа , добавлен 31.07.2011

    Административный аспект развития отечественного архивного дела в 90-е годы, сущность и направления архивных реформ. Состав архивных учреждений субъектов Российской Федерации, их особенности и задачи функционирования. Проблемы рассекречивания документов.

    доклад , добавлен 28.11.2010

    Изучение нормативно-правового регулирования делопроизводства в России. Правила работы с входящими документами. Их учет (получение, обработка, регистрация, текущее хранение, отправка). Внедрение стандартных требований к форме, структуре документов.

    курсовая работа , добавлен 10.01.2014

    Установление систем оплаты труда (в том числе тарифных систем) работников государственных и муниципальных учреждений. Базовые ставки заработной платы профессиональных квалификационных групп. Начисление заработной платы при особых условиях деятельности.

    презентация , добавлен 28.02.2014

    Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.

    курсовая работа , добавлен 22.04.2016

Использование архивных документов постепенно становится обязательной нормой написания любой формы исследовательской работы, как для учащихся образовательных учреждений, так и для научных работников. Открытие архивов для большой группы исследователей позволяет в настоящее время ставить перед творческой работой конкретные практические задачи, раскрывать их на более высоком научном уровне с использованием доказательной базы реальных документов.

Но использование архивных документов, их представление в работе будут лишь тогда результативны, когда исследователь может грамотно определить, что же нужно и как можно получить материал из данного конкретного архивного источника. Для этого необходимо определить некий последовательный алгоритм работы:

  • 1. Изучение определенного круга исторической литературы по теме исследования.
  • 2. Выявление в литературе списка использованных фондов архивов и типов документов.
  • 3. Определение архивохранилища для работы, его состава фондов (Работа с путеводителем в архиве). Таким образом, главной задачей станет определение по путеводителю номеров фондов по теме исследования.
  • 4. Выписка названий и номеров фондов путеводителя, номера описи, соответствующей хронологическому периоду; заведующая читальным залом заказывает эти описи в архивохранилище.
  • 5. Работа с описями, каталогами. В описях представлены названия документов и проаннотировано их основное содержание, даны крайние хронологические даты представленных материалов. В каталогах представлены справочные карточки, расположенные строго по тематическому и хронологическому принципам. В карточках написано название документа, дата и место его создания, даты выходные данные (фонд, опись, номер дела, лист). В процессе работы с описями и справочными пособиями архивов необходимо выписывать поисковые данные (шифры) и заголовки единиц хранения:

Заголовок выписываемого дела (документа) указывает на принцип формирования дела.

После завершения работы с описями и составления карточек по интересующим делам (документам) оформляется заказ у заведующего читальным залом архива на специальном бланке. На этом бланке указываются все исходные данные, начало названия дела, количество страниц, хронологический период дела.

Необходимо помнить, что заказ в архивах выполняется чаще всего на следующий день. Количество единовременной выдачи дел (документов) на руки исследователю также ограничено, и определяется нормой страниц.

После выполнения читальным залом заказа исследователя, начинается непосредственная работа по поиску необходимой для написания работы информации. Информацию можно заносить в тетрадь, на карточки. Тетрадь лучше иметь для каждого тематического раздела исследовательской работы отдельную. Например, тема звучит как «Восстановление города Николаевска после уничтожения» или «Развитие экономики в период с 1921 года по 1941 год». Таким образом, у исследователей 2 тетрадки. Данные в тетрадях обязательно заносятся с выходными данными: фонд, опись, дело, лист, подлинник или копия, имеющиеся пометы. Только в этом случае документ приобретает силу реального источника.

Ведение записей при работе с документами. Ведение записей при работе с архивными документами - операция сложная и ответственная. Это могут быть выписки (цитаты) частей текста, изложение своими словами содержания и копии документов. Приемы эти нередко применяются одновременно. Оформляются они по-разному.

Цитата берется в кавычки, текст записывается дословно, с сохранением стиля эпохи. К цитате необходимо составить аннотацию: из какого документа она взята, о чем в нем говорится. Исключение из цитаты отдельных слов и фраз в принципе нежелательно, поскольку неизбежно ведет к искажению содержания документа. Искажение содержания практически гарантировано способствует искажению научного смысла источника, и чаще всего факты становятся непригодны к использованию в качестве научного доказательства.

Изложение традиционно представляется в записях исследователей или сборниках документов и материалов, опубликованных в печати, записанным в квадратных скобках. Например, [докладная записка …..о восстановлении связи после интервенции. В записке представлен комплекс мероприятий по решению намеченной проблемы]. В квадратных скобках могут быть раскрыты допущенные в документе сокращения слов.

Копия документа - есть дословная запись текста источника в тетрадь, с сохранением стиля, орфографии, пометок. Обязательно указание даты, места создания, учреждения, подписей под документом.

Таким образом, выписки сделанные исследователями из архивных документов должны и через некоторое время отвечать на вопросы: где, когда, кем и о чем был разработан и составлен документ, кому он предназначался и был ли выполнен, когда это произошло. Кроме того, полезно отмечать, также со ссылкой на соответствующие документальные источники, какие обстоятельства послужили причиной составления документа.

Порядок ссылок на архивные документы. Ссылки на источники сведений, приводимых в исследовательских работах, делают возможной проверку этих сведений, позволяют судить об их достоверности, облегчают продолжение исследования. Без оформления ссылки ставится под сомнение сам факт, сообщаемый в исследовании, и научная ценность проведенной работы.

Ссылки отличаются от системы примечаний. В последних раскрывается смысловое значение непонятного термина, дается расшифровка сокращений, вводится исторические данные о предприятиях, конкретных личностях и пр. После подобных текстов также требуется поставить выходные данные источника (литературы или архива).

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Оформляется при этом множество документов , большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

  • учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
  • распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
  • документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
  • бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
  • специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы : документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Подготовка к передаче и требования к хранению

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

  • индекс дела , который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
  • заголовок дела , вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
  • поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
  • последняя графа содержит примечания , касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами . Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет , такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004 , отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб , однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб .

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 . Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями , но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов :

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет . Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды .

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий :

  • помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
  • вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
  • отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
  • не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.

Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт , отражающий результаты ее проведения.

Особенности использования документов и организация работы

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.

Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Порядок контроля

Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.

Так, согласно закону №125-ФЗ , контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.

Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс , требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности архивариуса

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.


Должностная инструкция архивариуса - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.