Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. От полноты реквизитов зависит их юридическая сила. Юридическая сила документа - свидетельство официального документа, сообщаемая ему действительным законодательством, компетенцией издавшего его органа, и установленное порядком оформления.
Перечень и оформление реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .
- 01- Государственный герб РФ. Изображение герба помещают на бланках документов в соответствии с Законом о Государственном гербе РФ.
- 02 - герб субъекта Российской Федерации. Изображение герба субъектов Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
- 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не помещают на бланке, если на нем есть Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации. Эмблему располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном законом порядке.
- 04 - код организации - автора документа. Код проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
- 05 - основной государственный регистрационный номер. Его проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми государственными налоговыми, проставляется с телефонами организации в левом верхнем углу.
- 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП). Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми государственными налоговыми органами.
- 07 - код формы документа. Код формы документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.
- 08 - наименование организации, являющейся автором документа. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах, проставляется на основании вида бланка документа.
Наименование организации субъектов Российской федерации, имеющих наряду с государственных языком Российской Федерации государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Располагается название на ином языке справа или ниже наименования на государственном языке.
- 09 - справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес и номера телефонов и другие сведения на усмотрение организации (факс, электронная почта, названия сайтов, номера счетов в банках).
- 10 - наименование вида документа регламентируется уставом и должно соответствовать общероссийскому классификатору управленческой документации, исключение составляет письмо - в письме наименование вида документа не указывают.
- 11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания или дата принятия решения по данному вопросу, для акта - дата события. Документы, изданные двумя организациями, должны иметь одну дату. Дату проставляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День - двумя цифрами, месяц - двумя цифрами, год - четырьмя цифрами.
- 12 - регистрационный номер. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется при наличии в инструкции организации по номенклатуре дел такого указания. Проставляется регистрационный номер трафаретной частью «№_от_», которая заполняется от руки датой и порядковым номером.
- 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, поставляется только в тех документах, которые являются ответами на запрос.
- 14 - место составления или издания документа. Место указывают только в том случае, если затруднено определение документа по таким реквизитам, как наименование организации и справочные данные об организации.
- 15 - адресат. Адресатом могут быть юридические или физические лица, а также государственные органы. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и структурного подразделения должны указываться в именительном падеже.
- 16 - гриф утверждения документа. Документы утверждаются должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (пишется без кавычек), наименования должности лица, его подписи и инициалов, даты.
- 17 - резолюция. Резолюция содержит указание относительно решения вопроса, изложенного в документе, включает в себя фамилию, инициалы, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция может оформляться на отдельном листе.
- 18 - заголовок к тексту. Заголовок включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок располагается над текстом документа, и объем заголовка не должен быть более пяти строк, каждая длинной до 28 знаков.
- 19 - отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется на документах, которые подлежат исполнению в определенный срок. Контроль производится за исполнением документа, отметку о контроле обозначают словом или штампом «Контроль».
- 20 - текст документа. Текст излагают на государственном языке в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст состоит из двух частей:
- ? причин, оснований, целей составления документа;
- ? решений, доводов, просьб, предложений, рекомендаций.
Если текст содержит несколько решений, его можно разбивать
на разделы, подразделы, которые нумеруют арабскими цифрами. Переписка между деловыми партнерами на языке, установленном договором между ними.
21 - отметка о наличии приложения. Отметку названного в тексте приложения оформляют следующим образом: «Приложение на 4 л.
в 3 экз.». Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются наименование приложения, число листов и число экземпляров: Приложение об управлении кадрами на 6 л. в 2 экз.
- 22 - подпись. Подпись располагают после текста и отметки о наличии положений, отступив на три-четыре межстрочных интервала. В состав реквизита входят наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
- 23 - гриф согласования документа. Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, его подписи, инициалов и фамилии, даты.
- 24 - визы согласования документов. Визирование документа - форма внутреннего (в пределах одной организации) согласования. Включает подпись, должность, расшифровку, дату.
- 25 - оттиск печати. Оттиск печати проставляют на документах, требующих особого удостоверения.
- 26 - отметка о заверении копии документа. Отметка ставится в необходимых случаях для придания документу юридической силы. Ниже реквизита «Подпись» поставляют заверительную надпись «Верно», должность, подпись, расшифровку подписи лица, заверившего документ, дату.
- 27 - отметка об исполнителе документа. Отметка необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения общих вопросов. Включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя.
- 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется согласно резолюции руководителя на документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Включает в себя ссылку на дату и № документа или краткие сведения об исполнении, слова «В дело», № дела, в котором будет храниться документ.
- 29 - отметка о поступлении документа в организацию включает очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении в виде штампа. Должна содержать наименование организации, получившей письмо, дату и регистрационный номер.
- 30 - идентификатор электронной копии документа. Идентификатором является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) // Система «ГАРАНТ».
Варианты расположения реквизитов
Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления
Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян-ными и переменными .
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян-но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).
Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го-сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов-ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает вшедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти-пографским способом.
К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен-та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп-роса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз-ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие реквизиты:
Регистрационный номер до-кумента,
Заголовок к тексту,
Текст документа,
Подпись и др.
Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,
29 «От-метка о поступлении документа в организацию»,
30 «Идентификатор электронной копии документа»,
но отсутствие дополнительного рек-визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку-мента.
Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек-визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент-рированный
При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас-полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи-та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви-зита.
При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает-ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо-жения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин-ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци-онно-распорядительных документов.
Контрольные вопросы
1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ-ца ОРД?
2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?
3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?
4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ-цом?
5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи-тов?
6. Какие реквизиты относятся к постоянным?
7. Какие реквизиты являются обязательными?
8. Сколько существует способов оформления реквизитов?
9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?
10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?
Бланки документов
Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес-кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.
Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
Бланк документа , по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».
Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера . При ис-пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома-тически выводиться при распечатке документа.
Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа-щей учету.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж-дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру-гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото-рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от-метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе-ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи-мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч-но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под-пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.
Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо-вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос-сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума-ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.
При проектировании бланков документов размеры зон расположе-ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи-тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов . При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис-лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.
Как правило, предприятия используют следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные.
К основным видам бланков документов относятся :
§ бланк для писем;
§ общий бланк;
§ бланк конкретного вида документа.
На предприятиях , кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды , к которым можно отнести:
· должностной бланк;
· бланк структурного подразделения;
· бланк для работы с зарубежными партнерами
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим , т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются .
На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - Герб субъекта Российской Федерации;
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - Код организации;
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа;
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий - для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)
В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:
15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);
18 - Заголовок к тексту;
29 - Отметка о поступлении документа в организацию;
30 - Идентификатор электронной копии документа.
Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес-то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида. Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы - бланк протокола.
Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри-мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк-ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.
Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв-ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот-ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.
Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно-видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы-вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 , а на месте реквизита 14 «Ме-сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.
В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до-кумента» .
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.
Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).
Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.
На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты :
· герб (для организаций, имеющих на это право);
· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак
· наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· наименование организации (структурного подразделения);
· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);
· код организации (предприятия) по ОКПО;
· основной регистрационный номер документа;
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
· адресат;
· заголовок к тексту
На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис-пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.
Бланк структурного подразделения организации или должност-ного лицапроектируют в том случае, если руководитель подразделе-ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:
ЗАО «Арсенал»
Департамент безопасности
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.
ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка :
· продольное и
· угловое.
При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции .
Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов.
Наиболее распространенными являются форматы :
· А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;
· плотности от 80 до 200 г/м²;
· со степенью белизны - от 88 до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом . Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее :
Левое поле - 20мм;
Правое поле - 10 мм;
Верхнее поле - 20 мм;
Нижнее поле - 20мм.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском и национальном - на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов . Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.
1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).
2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.
3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.
4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).
5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.
Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа Состав реквизитов определяется ГОСТом Р 6. 30 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
01 - Государственный 02 - герб субъекта герб Российской 03 - эмблема Российской Федерации организации или товарный знак (знак 10 - наименование обслуживания) 05 - основной вида документа 09 - справочные 06 - идентификационный 08 - наименование государственный 04 - код организации данные об Состав реквизитов документа номер организации регистрационный номер 07 - код формы организации налогоплательщика/код (ОГРН) юридического лица документа причины постановки на учет (ИНН/КПП) 11 - дата документа 12 - регистрационный 13 - ссылка на номер документа регистрационный 14 - место номер и дату составления или документа издания документа 16 - гриф утверждения документа 19 - отметка о контроле 15 - адресат 17 - резолюция 18 - заголовок к тексту 20 - текст документа 25 - оттиск печати 26 - отметка о заверении копии 21 - отметка о наличии 24 - визы 22 - подпись приложения 23 - гриф согласования документа 27 - отметка об 28 - отметка об исполнителе исполнении документа и 30 - идентификатор направлении его в электронной копии дело документа 29 - отметка о поступлении документа в организацию
01 – Государственный Герб Российской Федерации (доп) Предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
02 – Герб субъекта Российской Федерации (доп) Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт Петербурга. Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.
03 – Эмблема организации или товарный знак (доп) Эмблема или товарный знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации) Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.
04 – Код организации (ОКПО) (обяз) Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных. Код является элементом электронной идентификации документа. 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13 значный цифровой код. Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз) Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.
04 – Код организации (ОКПО) 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Размещают на верхнем поле бланка под справочными данными организации (реквизит 09)
07 – Код формы документа (обяз) Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов. Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число
08 – Наименование организации (обяз) Указывается наименование организации автора документа Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык, печатают на двух языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
09 – Справочные данные об организации (доп) Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах. Располагают справочные данные ниже реквизита наименование организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб страницы организа ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.); код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП; код по ОКУД.
10 – Наименование вида документа (обяз) Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД Вид документа определяется его назначением и содержанием. В письме наименование вида документа не указывают. Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д. Расположение реквизита – продольное или угловое.
11 – Дата документа (обяз) Реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные тметки. о Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г. » после цифр не ставится.
12 – Регистрационный номер документа (обяз) Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц. Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа (доп) Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _____ от _____» . Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа
14 – Место составления или издания документа (доп) Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается, оно включено в состав наименования организации. если
15 – Адресат (доп) При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа. При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.
16 – Гриф утверждения документа (доп) УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А. Г. Цицин 15. 04. 2009 Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17 – Резолюция (доп) Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист рационного омера и даты документа, к которому н резолюция относится.
18 – Заголовок к тексту (обяз) Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти строк) через один межстрочный интервал. Заголовок располагают ниже реквизита « 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).
19 – Отметка о контроле (доп) Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку ментом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Располагается в правом верхнем углу документа.
20 – Текст документа (обяз) Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную. Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами: В связи с тем что…; Ввиду поступления с большим опозданием…; На основании приказа от… №…;
21 – Отметка о наличии приложения (доп) Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала. . Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
22 – Подпись (обяз) Подпись состоит из: наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать: наименование предприятия; личную подпись расшифровку (инициалов с фамилией). Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.
23 – Гриф согласования документа (доп) Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из: слова СОГЛАСОВАНО; должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия); даты согласования. Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".
24 – Визы согласования документа (обяз) Виза - реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа. Согласование документа оформляется визой, включающей: должность и подпись визирующего документ; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату подписания. При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются". Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.
25 – Оттиск печати (доп) Печать на документы ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов» , которое утверждено приказом генерального директора.
26 – Отметка о заверении копии (доп) Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 – Отметка об исполнителе доп Данный реквизит включает: инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем. Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем 10.
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обяз Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; личную подпись исполнителя; дату исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.
29 – Отметка о поступлении документа в организацию (обяз) Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо сти часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа. Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу
30 – Идентификатор электронной копии документа Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.
Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.
Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом.
Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.
Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если
на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».
Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа.
Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В соответствии с Федеральным законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” данный реквизит указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.
Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 07 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит 08 Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.
Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование вышестоящего ведомства.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.
Реквизит 09 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит 10 Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают.
Реквизит 11 Дата документа. Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[i]. Датой распорядительного документа является дата его подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.05.
Можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.
Реквизит 12 Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например,01- 07/5.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.
Реквизит 14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.
Реквизит 15 Адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации законодательства
Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ООО «Элитгаз»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
В.В. Чайкову
Генеральному директору
ЗАО «Тюменьводоканал»
В.Д. Корытову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Кировской области
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами, оказания услуг почтовой связи (пункт 23).
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский нефтяной научный
аналитический центр
недропользования
Гагарина проспект, д. 2
Москва, 10500
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фа-
милию получателя, затем почтовый адрес, например:
К.В.Перову
Ул. Ленина, д.2, кв.20
Тюменская обл., Ишимский р-н,
г.Ишим, 625034
Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Реквизит 16 Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «МТС»
Личная подпись А.А. Стюрин
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Заседанием общего собрания акционеров
Протокол
от 12.07.2007 №15
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 29.09.2009 № 41
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Реквизит 17 Резолюция документа : реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции, например:
В.В.Кировой
П.Е.Шахмартовой
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «Фаворит»
Фалеев Д.Г.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).
Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа : реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Акт ревизии;
(кому?), например:
Должностная инструкция секретарю-референту.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 19 Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.
Реквизит 20 Текст официального документа : информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их:
На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;
В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы
Реквизит 21 Отметку о наличии приложения , названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.
1. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу директора Института
от 20.02.2007 №420
Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Минсвязи от 15.07.2008 №02-3/127 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля.
Реквизит 22 Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Исполнительный директор
АОЗТ «Инвест» Петренко Н.А. Петренко
Исполнительный директор Петренко Н.А. Петренко
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.М. Волков
Главный бухгалтер Личная подпись И.И. Петрова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.И. Духов
Члены комиссии Личная подпись Л.М. Архипова
Личная подпись П.С. Колова
Личная подпись В.В. Рыськов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Достоверность документов в электронной форме заверяются электронной цифровой подписью-реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Реквизит 23 гриф согласования : Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Грифсогласованиядокумента состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор страховой компании
ООО «Согласие»
Личная подпись Ф.П.Обухов
Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии Протокол заседания
Технических наук Правления страховой
от 16.08.2006 №328-507 компании «Согласие»
от 11.09.2006 №11
Реквизит 24 Виза согласования документа : реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласованиедокумента в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:
Начальник юридического отдела
Костюченко А.В. Костюченко
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Москвин С.А. Москвин
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.
Реквизит 25 Оттиск печати представляет изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.
Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать.
Реквизит 26 Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Начальник отдела снабжения
Шадрин Г.В. Шадрин
Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).
Реквизит 27 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:
Н.К. Гуськов
Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:
Подготовлено письмо от 15.03.2009 №15/08-16
В дело № 08-06,
Должность
Подпись Л.Д. Маньков
Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.
Реквизит 30 Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.
